Sjablonen en documenten

MARKTVERKENNING — [CATEGORIE] — [BEDRIJF]

ZO GEBRUIK JE DIT
Stuur dit naar 5 tot 8 partijen die je nog niet kent. Je vraagt hier nog geen prijs:
je wilt weten wie serieus is. Geef ze minimaal 10 werkdagen.

1. WAAROM WIJ DIT UITVRAGEN
Wij besteden circa [BEDRAG] per jaar aan [CATEGORIE] en verkennen de markt voor
[DATUM]. Dit is geen offerteaanvraag; er kunnen geen rechten aan worden ontleend.

2. OVER UW BEDRIJF
2.1 Statutaire naam, KvK-nummer, btw-nummer, rechtsvorm
2.2 Aantal medewerkers en jaaromzet laatste 3 jaar
2.3 Vestigingen die ons zouden bedienen
2.4 Eigendomsstructuur en eventuele moedermaatschappij

3. WAT U LEVERT
3.1 Beschrijf uw aanbod binnen [CATEGORIE]
3.2 Welk deel doet u zelf, welk deel besteedt u uit?
3.3 Beschikbare capaciteit en gemiddelde levertijd
3.4 Welke systemen gebruikt u voor bestellen, volgen en factureren?

4. ERVARING
4.1 Drie klanten van vergelijkbare omvang (naam, omvang, sinds wanneer)
4.2 Twee referenties die wij mogen bellen (naam, functie, telefoon)
4.3 Een voorbeeld van een probleem dat misging en hoe u het oploste

5. ZEKERHEID EN NALEVING
5.1 Certificeringen (bijv. ISO 9001, ISO 27001, VCA) met geldigheidsdatum
5.2 Aansprakelijkheidsverzekering: dekking per gebeurtenis en per jaar
5.3 Gedragscode, duurzaamheidsgegevens, CO2-rapportage
5.4 Verwerkt u persoonsgegevens voor ons? Zo ja, welke en waar?

6. COMMERCIEEL
6.1 Welke prijsmodellen hanteert u (vast, staffel, uurtarief, abonnement)?
6.2 Hoe gaat u om met prijsindexatie?
6.3 Welke betalingstermijn is bespreekbaar?
6.4 Bent u bereid onze inkoopvoorwaarden te accepteren? Zo nee, op welke punten niet?

7. PRAKTISCH
Antwoord uiterlijk [DATUM] per e-mail naar [MAILADRES], in dit document, als PDF.
Vragen kunnen tot [DATUM] gesteld worden; antwoorden gaan naar alle deelnemers.

Contactpersoon: [NAAM] — [TELEFOON] — [MAILADRES]

OFFERTEAANVRAAG — [OMSCHRIJVING] — [REFERENTIENUMMER]

ZO GEBRUIK JE DIT
Gebruik dit voor aankopen tot circa [BEDRAG]. Stuur hem naar minimaal drie
partijen, altijd met dezelfde tekst en dezelfde sluitingsdatum.

1. WAT WIJ NODIG HEBBEN
Omschrijving: [PRODUCT/DIENST]
Hoeveelheid / volume per jaar: [AANTAL]
Specificatie of merk-en-type: [SPECIFICATIE] (of gelijkwaardig)
Gewenste leverdatum: [DATUM]
Afleveradres: [ADRES]

2. WAT WIJ TERUG WILLEN ZIEN
[ ] Prijs per eenheid, exclusief btw, inclusief transport en verpakking
[ ] Staffelprijzen bij [AANTAL] / [AANTAL] / [AANTAL]
[ ] Levertijd na opdracht
[ ] Geldigheidsduur van de offerte (minimaal 30 dagen)
[ ] Garantietermijn en wat daar wel/niet onder valt
[ ] Betalingstermijn
[ ] Eventuele meerkosten die niet in de prijs zitten

3. HOE WIJ KIEZEN
Prijs / totale kosten          [ 60 ]%
Levertijd en zekerheid          [ 20 ]%
Kwaliteit en garantie           [ 20 ]%
Wij gunnen niet automatisch aan de laagste prijs.

4. VOORWAARDEN
Onze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing; voorwaarden van de leverancier
worden uitdrukkelijk afgewezen. Facturen zonder ordernummer nemen wij niet
in behandeling.

5. TERMIJNEN
Vragen uiterlijk: [DATUM]  ·  Offerte uiterlijk: [DATUM] naar [MAILADRES]
Beslissing: [DATUM]  ·  Gewenste start: [DATUM]

[NAAM] — [FUNCTIE] — [BEDRIJF] — [TELEFOON]

UITGEBREIDE OFFERTEAANVRAAG — [CATEGORIE] — [REFERENTIENUMMER]

ZO GEBRUIK JE DIT
Gebruik dit boven circa [BEDRAG] of bij meerjarige contracten. Vul deel A t/m F
in, verwijder wat niet van toepassing is en stuur het pakket in één keer uit.

DEEL A — OVER ONS EN DE OPDRACHT
A1 Wie wij zijn en wat wij doen: [KORTE BESCHRIJVING]
A2 Waarom wij deze aanbesteding doen: [AANLEIDING]
A3 Huidige situatie: [HUIDIGE LEVERANCIER / VOLUMES / KNELPUNTEN]
A4 Looptijd: [X] jaar, met optie tot verlenging van [X] jaar

DEEL B — WAT WIJ VRAGEN (SCOPE)
B1 Producten/diensten in scope: [LIJST]
B2 Nadrukkelijk buiten scope: [LIJST]
B3 Volumes per jaar (indicatief, geen afnamegarantie): [TABEL]
B4 Locaties en openingstijden: [LIJST]
B5 Werkwijze: bestellen, leveren, retour, facturatie

DEEL C — AFSPRAKEN OVER PRESTATIES
C1 Meetpunten (voeg de bijlage uit de Afsprakenbouwer toe)
C2 Rapportage: welke cijfers, hoe vaak, door wie aangeleverd
C3 Overleg: frequentie, deelnemers, agenda
C4 Escalatie: wie bellen wij wanneer

DEEL D — COMMERCIEEL ANTWOORDFORMULIER
D1 Prijs per artikel/dienst (exclusief btw) — vul de prijstabel in
D2 Kortingsstaffels bij hogere volumes
D3 Eenmalige kosten (opstart, implementatie, opleiding)
D4 Totale kosten over de looptijd (aanschaf + gebruik + onderhoud + afvoer)
D5 Indexatie: welke index, hoe vaak, met welk maximum
D6 Betalingstermijn en eventuele kortingen bij snel betalen

DEEL E — VOORWAARDEN EN AFWIJKINGEN
E1 Onze inkoopvoorwaarden en concept-overeenkomst zijn bijgevoegd
E2 Afwijkingenregister: noem per artikel uw bezwaar en uw voorstel.
   Niet gemelde afwijkingen worden geacht te zijn geaccepteerd.

DEEL F — HOE WIJ BEOORDELEN
Kwaliteit van de oplossing en aanpak      30%
Afspraken over prestaties en service      20%
Totale kosten over de looptijd            35%
Duurzaamheid, risico en continuïteit      15%
Scoreschaal per onderdeel: 0 (voldoet niet) tot 5 (uitstekend).
Score x weging = punten. Hoogste totaal wint.

TIJDLIJN
Publicatie [DATUM] · vragen uiterlijk [DATUM] · antwoorden [DATUM]
Indiening [DATUM] 12:00 · presentaties [DATUM] · besluit [DATUM] · start [DATUM]

INDIENEN
Per e-mail naar [MAILADRES], als PDF, met onderwerp "[REFERENTIENUMMER] — [BEDRIJFSNAAM]".
Te late inzendingen worden niet beoordeeld.

OFFERTEVERGELIJKING — [CATEGORIE] — [DATUM]

STAP 1 — CONTROLE VOORAF (per offerte)
[ ] Compleet ingediend en op tijd
[ ] Zelfde scope beantwoord (anders eerst navragen)
[ ] Prijzen exclusief btw en inclusief transport
[ ] Geldigheidsduur voldoende

STAP 2 — CIJFERS NAAST ELKAAR
Onderdeel                      | Aanbieder A | Aanbieder B | Aanbieder C
Prijs per eenheid              |             |             |
Volume per jaar                |             |             |
Jaarbedrag                     |             |             |
Eenmalige kosten               |             |             |
Onderhoud/gebruik per jaar     |             |             |
Totale kosten over [X] jaar    |             |             |
Levertijd                      |             |             |
Betalingstermijn               |             |             |
Garantie                       |             |             |

STAP 3 — BEOORDELING (score 0–5 x weging)
Criterium                  | Weging | A | B | C
Totale kosten              |  35%   |   |   |
Kwaliteit en specificatie  |  30%   |   |   |
Levering en zekerheid      |  20%   |   |   |
Duurzaamheid en risico     |  15%   |   |   |
Gewogen totaal             | 100%   |   |   |

STAP 4 — BESLUIT
Voorkeur: [AANBIEDER]. Reden in twee zinnen: [MOTIVERING]
Wat wij nog gaan onderhandelen: [PUNTEN]
Besluit genomen door: [NAAM] — [DATUM]
Bewaar dit blad bij het contract; dit is je verantwoording achteraf.

ONDERHANDELINGSPLAN — [LEVERANCIER] — [DATUM]

0. FEITEN
Jaarbedrag: [BEDRAG]  ·  Looptijd huidig contract: [DATUM] tot [DATUM]
Opzegtermijn: [X] maanden  ·  Uiterste opzegdatum: [DATUM]
Aandeel van ons in hun omzet (schatting): [X]%
Hun prestaties laatste jaar: [SAMENVATTING SCORECARD]

1. DOELEN, GERANGSCHIKT
1. [DOEL]  2. [DOEL]  3. [DOEL]
Wat is het waard in euro's per jaar? [BEDRAG]

2. PER ONDERWERP: AMBITIE EN ONDERGRENS
Onderwerp            | Ambitie (best haalbaar) | Ondergrens (hier stoppen we) | Onderbouwing
Prijs                |                         |                              |
Indexatie            |                         |                              |
Betalingstermijn     |                         |                              |
Levertijd            |                         |                              |
Kwaliteitsafspraken  |                         |                              |
Looptijd / opzegging |                         |                              |
Aansprakelijkheid    |                         |                              |

3. ONS ALTERNATIEF ALS WIJ NIET TOT ZAKEN KOMEN
Alternatief: [ANDERE LEVERANCIER / ZELF DOEN / UITSTELLEN]
Hoe sterk: [ZWAK / GEMIDDELD / STERK]  ·  Wat kost overstappen: [BEDRAG + TIJD]
Let op: is je alternatief zwak, onderhandel dan op looptijd en voorwaarden, niet op prijs.

4. HUN KANT
Wat willen zij waarschijnlijk: [VOLUME / LANGERE LOOPTIJD / REFERENTIE / SNELLERE BETALING]
Waar zitten hun kosten: [INSCHATTING]
Wie beslist er aan hun kant: [NAAM/FUNCTIE]

5. RUILEN, NIET WEGGEVEN
Wat wij kunnen geven          | Wat wij daarvoor terugvragen
Langere looptijd              |
Meer volume / bundeling       |
Snellere betaling             |
Referentie of case            |
Volgorde van weggeven: 1) [..] 2) [..] 3) [..]

6. HARDE GRENZEN
Wat wij nooit accepteren: [..]

7. ROLVERDELING EN AANPAK
Woordvoerder: [NAAM]  ·  Rekenwerk: [NAAM]  ·  Waarnemer/notulist: [NAAM]
Openingsbod: [BEDRAG/VOORSTEL] (altijd boven je ambitie)
Pauzeafspraak: bij een nieuw voorstel altijd eerst overleggen, nooit direct akkoord.

8. AFRONDING
Binnen 24 uur een mail met de afspraken op hoofdlijnen ter bevestiging.

BELANGHEBBENDEN — [PROJECT/CATEGORIE]

Naam | Functie | Invloed (H/M/L) | Belang (H/M/L) | Standpunt (+/0/–) | Wat wij doen | Wanneer
     |         |                 |                |                   |              |

WAT JE MET WIE DOET
Veel invloed + veel belang  → betrek ze bij de voorbereiding, laat ze meebeslissen
Veel invloed + weinig belang→ kort informeren op beslismomenten, geen details
Weinig invloed + veel belang→ gebruik ze als informatiebron en als tester
Weinig invloed + weinig belang→ standaardcommunicatie, niet meer dan dat

RISICO'S
Wie kan dit tegenhouden en waarom: [NAAM — REDEN]
Hoe halen wij die zorg weg: [ACTIE]
Wie heeft een voorkeursleverancier: [NAAM — LEVERANCIER — HOE WIJ HIERMEE OMGAAN]

CONTRACTCONTROLE — [LEVERANCIER] — [DATUM]

SCOPE EN PRIJS
[ ] Scope komt exact overeen met de gegunde offerte
[ ] Prijzen staan in het contract of in een genummerde bijlage
[ ] Indexatie: welke index, hoe vaak, maximum percentage, aankondigingstermijn
[ ] Meerwerk: alleen na schriftelijke opdracht, tarief vooraf bekend
[ ] Alle kosten benoemd: transport, spoed, minimumafname, opstart

AFSPRAKEN OVER PRESTATIES
[ ] Meetbaar geformuleerd (getal + termijn + meetmethode)
[ ] Wie meet, uit welke bron, hoe vaak gerapporteerd
[ ] Gevolg bij niet halen: verbeterplan, korting of boete

LOOPTIJD EN UITSTAP
[ ] Ingangsdatum en einddatum
[ ] Verlenging: stilzwijgend of actief? Liefst actief
[ ] Opzegtermijn en uiterste opzegdatum genoteerd in de contractkalender
[ ] Uitstaphulp: teruggave van data, materialen en documentatie binnen [X] dagen

RISICO EN JURIDISCH
[ ] Aansprakelijkheid: limiet per gebeurtenis en per jaar, in verhouding tot het risico
[ ] Verzekering aangetoond en geldig
[ ] Onze inkoopvoorwaarden van toepassing, die van hen afgewezen
[ ] Geheimhouding en, indien van toepassing, verwerkersovereenkomst
[ ] Overmacht en wat er dan gebeurt
[ ] Overdracht aan derden alleen met onze toestemming
[ ] Toepasselijk recht en bevoegde rechter

FORMEEL
[ ] Ondertekenaars zijn tekenbevoegd (KvK gecontroleerd)
[ ] Alle bijlagen genummerd en bijgevoegd
[ ] Rangorde bij tegenstrijdigheid vastgelegd
[ ] Getekend exemplaar gearchiveerd + kalender bijgewerkt

Gecontroleerd door: [NAAM]  ·  Akkoord: [NAAM]  ·  Datum: [DATUM]

INKOOPVOORWAARDEN [BEDRIJF] — versie [DATUM]

LET OP: laat dit eenmalig nakijken door een jurist en verwijs er daarna naar in
elke offerteaanvraag, bestelbon en opdrachtbevestiging.

1. Toepasselijkheid — Deze voorwaarden gelden op al onze aanvragen, bestellingen
   en overeenkomsten. Voorwaarden van de leverancier worden uitdrukkelijk afgewezen.
2. Totstandkoming — Een overeenkomst komt pas tot stand na onze schriftelijke
   bestelbon met ordernummer.
3. Prijzen — Vast, in euro's, exclusief btw, inclusief transport, verpakking en
   verzekering tot het afleveradres.
4. Levering — Op de afgesproken datum en het afgesproken adres, inclusief
   documentatie. Te late levering melden zodra bekend.
5. Keuring — Wij mogen binnen 10 werkdagen na ontvangst afkeuren. Afgekeurde
   zaken worden kosteloos vervangen of hersteld.
6. Eigendom en risico — Gaan over bij aflevering en acceptatie.
7. Garantie — Minimaal [12/24] maanden na acceptatie op materiaal en uitvoering.
8. Facturatie en betaling — Factuur met ordernummer; betaling binnen [30/45/60]
   dagen na ontvangst van een correcte factuur.
9. Geheimhouding — Beide partijen behandelen bedrijfsinformatie vertrouwelijk.
10. Persoonsgegevens — Leverancier verwerkt uitsluitend volgens onze instructie
    en sluit op verzoek een verwerkersovereenkomst.
11. Aansprakelijkheid — Leverancier is aansprakelijk voor schade door tekortkoming;
    beperkingen gelden niet bij opzet of grove schuld.
12. Beëindiging — Wij mogen de overeenkomst beëindigen bij faillissement, surseance
    of een tekortkoming die niet binnen 14 dagen is hersteld.
13. Overdracht — Uitbesteding aan derden alleen met onze schriftelijke toestemming.
14. Recht — Nederlands recht; rechtbank [PLAATS].

BESTELBON — ORDERNUMMER [JAAR]-[NUMMER]

Leverancier: [NAAM]  ·  Contactpersoon: [NAAM]  ·  Datum: [DATUM]
Besteld door: [NAAM]  ·  Afdeling/kostenplaats: [CODE]
Goedgekeurd door: [NAAM] (verplicht boven [BEDRAG])

Regel | Omschrijving | Aantal | Prijs p/st | Totaal excl. btw | Leverdatum
1     |              |        |            |                  |
2     |              |        |            |                  |
Totaal excl. btw: [BEDRAG]

Afleveradres: [ADRES]  ·  Ontvangst melden bij: [NAAM]
Betalingstermijn: [X] dagen na correcte factuur.

VERPLICHT
- Vermeld het ordernummer op pakbon én factuur. Facturen zonder ordernummer
  nemen wij niet in behandeling.
- Onze inkoopvoorwaarden (versie [DATUM]) zijn van toepassing.
- Afwijkingen in prijs, aantal of datum vooraf schriftelijk melden.

INKOOPAANVRAAG

Aanvrager: [NAAM]  ·  Afdeling / kostenplaats: [CODE]  ·  Datum: [DATUM]

1. Wat heb je nodig en waarvoor?
   [OMSCHRIJVING + ZAKELIJKE REDEN]
2. Geschatte waarde: [BEDRAG] per [KEER/JAAR]  ·  Budgetregel: [CODE]
3. Wanneer nodig: [DATUM]  ·  Waarom die datum: [REDEN]
4. Is er al een contract of vaste leverancier? [JA → direct bestellen / NEE]
5. Specificatie bijgevoegd? [JA/NEE]  ·  Voorkeursleverancier? [NAAM + REDEN]
6. Risicosignalen: [ ] persoonsgegevens [ ] veiligheid [ ] één mogelijke leverancier
   [ ] toegang tot onze systemen [ ] levering uit buitenland

ROUTERING (in te vullen door inkoop)
Onder [BEDRAG]         → bestellen uit bestaand contract of catalogus
[BEDRAG] tot [BEDRAG]  → minimaal drie offertes met het standaardformulier
Boven [BEDRAG]         → uitgebreide offerteaanvraag met beoordelingsmodel

Besluit: [ ] akkoord  [ ] afgewezen  [ ] meer informatie nodig
Door: [NAAM] — [DATUM] — ordernummer: [NUMMER]

NIEUWE LEVERANCIER — [NAAM] — [DATUM]

CONTROLE VOORAF
[ ] KvK-uittreksel (maximaal 3 maanden oud) opgevraagd en gecontroleerd
[ ] Btw-nummer geverifieerd (VIES bij buitenlandse partijen)
[ ] Tekenbevoegdheid gecontroleerd
[ ] Bankrekening telefonisch geverifieerd via een nummer dat je zélf hebt opgezocht
    (nooit het nummer uit de mail — dit is de meest voorkomende factuurfraude)
[ ] Aansprakelijkheidsverzekering aangetoond, geldig tot [DATUM]
[ ] Certificaten met vervaldatum vastgelegd

AFSPRAKEN
[ ] Contract of opdrachtbevestiging getekend en gearchiveerd
[ ] Onze inkoopvoorwaarden geaccepteerd
[ ] Prijslijst en levertijden schriftelijk vastgelegd
[ ] Betalingstermijn, valuta en leveringsconditie afgesproken
[ ] Geheimhouding en, indien nodig, verwerkersovereenkomst getekend
[ ] Gedragscode / duurzaamheidsverklaring ontvangen

INRICHTEN
[ ] Leverancier aangemaakt in de administratie met juiste stamgegevens
[ ] Contactpersoon, escalatiecontact en telefoonnummers vastgelegd
[ ] Meetpunten afgesproken: wat meten we, wie levert de cijfers, hoe vaak
[ ] Einddatum en opzegtermijn in de contractkalender gezet
[ ] Kickoff gehouden, afspraken per mail bevestigd

Afgerond door: [NAAM] — [DATUM]

LEVERANCIERSBEOORDELING — [LEVERANCIER] — [PERIODE]

CIJFERS (score 1–5)
Onderdeel                          | Weging | Score | Onderbouwing
Kwaliteit / aantal klachten        |  30%   |       |
Levering op tijd en compleet       |  30%   |       |
Prijs en naleving prijsafspraken   |  20%   |       |
Samenwerking en reactietijd        |  20%   |       |
Gewogen totaal: [SCORE]  ·  Vorige periode: [SCORE]  ·  Trend: [↑ / = / ↓]

FEITEN UIT DE PERIODE
Aantal orders: [X]  ·  Te laat: [X]  ·  Klachten: [X]  ·  Creditnota's: [X]
Grootste incident: [OMSCHRIJVING + OPLOSSING]

GESPREKSAGENDA (45 minuten)
1. Cijfers doornemen — akkoord over de feiten? (10 min)
2. Wat ging goed, wat gaan zij verbeteren (10 min)
3. Wat kunnen wij beter doen (5 min)
4. Prijsontwikkeling en marktbeeld (10 min)
5. Verbeter- of besparingsvoorstel van hun kant (5 min)
6. Afspraken en datum volgend overleg (5 min)

AFSPRAKEN
1. [AFSPRAAK] — eigenaar [NAAM] — klaar op [DATUM]
2. [AFSPRAAK] — eigenaar [NAAM] — klaar op [DATUM]
Bij een score onder [70]%: verbeterplan verplicht binnen 10 werkdagen.

Onderwerp: Voorstel gesprek over onze samenwerking en tarieven

Beste [NAAM],

Wij nemen onze inkoop dit kwartaal onder de loep. Jullie zijn daarin een
belangrijke partner: het gaat om circa [BEDRAG] per jaar.

Graag plannen wij een gesprek over de prijsstelling, de afspraken over levering
en kwaliteit, en de looptijd. Wij denken aan [DATUMVOORSTEL] of [DATUMVOORSTEL].

Ter voorbereiding ontvangen wij graag:
- de actuele prijslijst;
- een overzicht van de door ons afgenomen volumes over de laatste 12 maanden;
- jullie voorstel voor meerjarige afspraken bij gelijkblijvend of hoger volume.

Met vriendelijke groet,
[NAAM] — [FUNCTIE] — [BEDRIJF] — [TELEFOON]

Onderwerp: Uw aangekondigde prijsaanpassing per [DATUM]

Beste [NAAM],

Dank voor uw bericht over de aanpassing van [X]% per [DATUM].

Voordat wij deze kunnen verwerken ontvangen wij graag:
1. de onderbouwing per kostencomponent (materiaal, arbeid, transport, energie);
2. de gehanteerde index, de bron en de periode waarop die betrekking heeft;
3. het effect per artikel op onze afgesproken tarieven;
4. welke maatregelen u zelf heeft genomen om de stijging te beperken.

Tot wij deze onderbouwing hebben ontvangen en beoordeeld, blijven de huidige
tarieven van kracht conform artikel [X] van onze overeenkomst.

Wij denken graag mee over alternatieven, bijvoorbeeld een langere looptijd of
bundeling van volume, in ruil voor een lagere aanpassing.

Met vriendelijke groet,
[NAAM] — [FUNCTIE] — [BEDRIJF]

Onderwerp: Uitslag offerteaanvraag [CATEGORIE] — [REFERENTIENUMMER]

Beste [NAAM],

Na beoordeling van alle offertes hebben wij besloten de opdracht voor
[CATEGORIE] aan u te gunnen. Onze dank voor het uitgebrachte voorstel.

De gunning is definitief zodra het contract en de bijlage met afspraken over
prestaties zijn ondertekend.

Vervolgstappen:
1. Ondertekend contract retour uiterlijk [DATUM].
2. Aanleveren van de gegevens uit onze checklist nieuwe leverancier.
3. Startoverleg op [DATUM] — deelnemers: [NAMEN].
4. Eerste levering / start dienstverlening: [DATUM].

Met vriendelijke groet,
[NAAM] — [FUNCTIE] — [BEDRIJF]

Onderwerp: Uitslag offerteaanvraag [CATEGORIE] — [REFERENTIENUMMER]

Beste [NAAM],

Dank voor uw offerte voor [CATEGORIE] en voor de tijd die u erin heeft gestoken.

Wij hebben alle inzendingen beoordeeld op de vooraf gepubliceerde criteria.
Uw voorstel is niet geselecteerd. Uw score was sterk op [CRITERIUM] en bleef
achter op [CRITERIUM] ten opzichte van de winnende inzending.

Wij bewaren uw gegevens graag voor toekomstige aanvragen in deze categorie.
Wilt u een korte toelichting, dan plan ik daar graag [15] minuten voor in.

Met vriendelijke groet,
[NAAM] — [FUNCTIE] — [BEDRIJF]

Onderwerp: Prestaties onder het afgesproken niveau — [PERIODE]

Beste [NAAM],

Onze beoordeling over [PERIODE] komt uit op [SCORE], onder de afgesproken
ondergrens van [DREMPEL].

Concrete afwijkingen:
- [MEETPUNT]: gerealiseerd [WAARDE], afgesproken [DOEL]
- [MEETPUNT]: gerealiseerd [WAARDE], afgesproken [DOEL]
- Incidenten: [KORTE OPSOMMING MET DATA]

Wij verzoeken u om uiterlijk [DATUM] (10 werkdagen) een schriftelijk
verbeterplan aan te leveren met per punt: oorzaak, maatregel, verantwoordelijke
en datum waarop het effect zichtbaar moet zijn.

Wij plannen een evaluatie op [DATUM]. Blijven de prestaties daarna achter, dan
maken wij gebruik van artikel [X] van de overeenkomst.

Met vriendelijke groet,
[NAAM] — [FUNCTIE] — [BEDRIJF]

REGEL: GEEN BESTELBON, GEEN BETALING — [BEDRIJF]
Ingangsdatum: [DATUM]

ZO GEBRUIK JE DIT
Pas de bedragen en namen aan, laat de directie tekenen en mail het naar alle
medewerkers en naar al je leveranciers. Kondig het minimaal twee weken vooraf aan.

1. WAAROM
Wij betalen geen facturen meer zonder bestelnummer. Zo weten we vooraf wat we
uitgeven, houden we onbekende leveranciers buiten de deur en voorkomen we
dubbele en onterechte betalingen.

2. DE REGEL IN HET KORT
2.1 Elke aankoop wordt vooraf goedgekeurd en krijgt een bestelnummer.
2.2 Het bestelnummer staat op de factuur. Geen nummer = geen betaling.
2.3 Een nieuwe leverancier wordt pas aangemaakt na akkoord van [INKOOP] en [FINANCIEN].
2.4 Uitzonderingen: belastingen, verzekeringen, lease en energie lopen direct via
    de financiele administratie.

3. GRENSBEDRAGEN
| Bedrag (excl. btw) | Wat is nodig | Wie keurt goed |
| tot [E 500]        | vaste leverancierslijst, geen bestelbon | leidinggevende achteraf |
| [E 500] - [E 5.000]| bestelbon vooraf | leidinggevende |
| boven [E 5.000]    | bestelbon + minimaal 3 offertes | directie |

4. WAT DOET WIE
4.1 Aanvrager: dient de aanvraag in met omschrijving, bedrag en gewenste datum.
4.2 Goedkeurder: keurt binnen [2] werkdagen goed of af.
4.3 Inkoop: maakt de bestelbon en stuurt hem naar de leverancier.
4.4 Ontvanger: meldt de ontvangst en tekent de pakbon.
4.5 Crediteuren: betaalt alleen facturen met een geldig bestelnummer.

5. WAT ALS ER TOCH EEN FACTUUR ZONDER NUMMER BINNENKOMT
5.1 De factuur wordt binnen 2 werkdagen teruggestuurd naar de leverancier.
5.2 De aanvraag wordt geregistreerd in het inkooplogboek.
5.3 Na 3 werkdagen zonder oplossing gaat het naar [LEIDINGGEVENDE].
5.4 Na 5 werkdagen naar de directie.

6. INKOOPLOGBOEK — HOUD DIT BIJ
Datum ontvangst | Leverancier | Bedrag | Uiterste betaaldatum | Betrokken
medewerker | Datum teruggestuurd | Escalatiedatum | Oplossing

7. AKKOORD
Directie: [NAAM] — [DATUM] — handtekening
Financien: [NAAM] — [DATUM] — handtekening

Onderwerp: Factuur [FACTUURNUMMER] retour — bestelnummer ontbreekt

Beste [CONTACTPERSOON],

Bijgaand ontvangt u factuur [FACTUURNUMMER] van [DATUM] ad [BEDRAG] retour.
Op deze factuur staat geen bestelnummer van [BEDRIJF].

Sinds [DATUM] betalen wij uitsluitend facturen met een geldig bestelnummer. Dat
nummer ontvangt u van ons voordat u met de opdracht begint. Zonder nummer kunnen
wij de factuur niet in behandeling nemen en gaat de betaaltermijn niet lopen.

Wat wij van u vragen:
1. Neem contact op met uw contactpersoon bij ons en vraag het bestelnummer op.
2. Vermeld dat nummer op de factuur en stuur hem opnieuw naar [FACTUURMAILBOX].

Heeft u de opdracht gekregen zonder dat er een bestelnummer is afgegeven? Laat
het ons dan weten, dan lossen we dat intern op. Wij vragen u in dat geval geen
werkzaamheden meer aan te nemen zonder bestelnummer.

Met vriendelijke groet,
[NAAM] — Crediteurenadministratie — [BEDRIJF]
[TELEFOON] — [E-MAIL]

(cc: inkoop)

WIE MAG WAT BESTELLEN — [BEDRIJF]
Versie [X] — geldig vanaf [DATUM]

ZO GEBRUIK JE DIT
Vul de bedragen en namen in die bij jullie passen, laat de directie tekenen en
hang het op de plek waar mensen bestellen. Herzie het een keer per jaar.

1. GRENSBEDRAGEN (bedragen exclusief btw, per bestelling)
| Bedrag        | Offertes | Bestelbon | Wie keurt goed        |
| tot [E 250]   | geen     | nee       | leidinggevende achteraf |
| [E 250-1.000] | 1        | ja        | leidinggevende          |
| [E 1.000-10.000] | 2     | ja        | afdelingshoofd          |
| boven [E 10.000] | 3     | ja        | directie                |
| meerjarig contract | 3   | ja        | directie + inkoop       |

2. NIET OPKNIPPEN
Een opdracht mag niet in kleinere delen worden gesplitst om onder een grens te
blijven. Bij twijfel telt het bedrag over 12 maanden.

3. WIE MAG WAT PER SOORT INKOOP
| Soort inkoop | Wie beslist | Wie bestelt | Wie keurt factuur goed |
| IT en software | [NAAM] | [NAAM] | [NAAM] |
| Kantoor en facilitair | [NAAM] | [NAAM] | [NAAM] |
| Inhuur en advies | [NAAM] | [NAAM] | [NAAM] |
| Marketing en evenementen | [NAAM] | [NAAM] | [NAAM] |
| Vervoer en wagenpark | [NAAM] | [NAAM] | [NAAM] |

4. VASTE REGELS
4.1 Wie de bestelling aanvraagt, keurt hem niet zelf goed.
4.2 Wie de goederen ontvangt, is niet degene die de betaling doet.
4.3 Nieuwe leveranciers worden alleen aangemaakt door [FUNCTIE].
4.4 Afwijken mag alleen schriftelijk, met akkoord van de directie.

5. VERVANGING BIJ AFWEZIGHEID
[NAAM] wordt vervangen door [NAAM]. Vervanging geldt voor maximaal [X] weken.

Akkoord directie: [NAAM] — [DATUM]

RAAMOVEREENKOMST

Partijen: [OPDRACHTGEVER] en [LEVERANCIER]
1. Voorwerp: levering van [PRODUCT/DIENST] volgens bijlage 1 (prijslijst).
2. Looptijd: [DATUM] tot [DATUM], daarna stilzwijgend per [PERIODE], opzegtermijn [X] maanden.
3. Prijzen: vast tot [DATUM]. Indexatie: [INDEX], maximaal [X]% per jaar, aangekondigd minimaal 2 maanden vooraf en schriftelijk onderbouwd.
4. Bestellingen: uitsluitend via bestelbon met ordernummer. Facturen zonder ordernummer worden niet in behandeling genomen.
5. Prestaties: bijlage 2 (afspraken en meetpunten). Bij structureel niet halen: verbeterplan binnen 10 werkdagen.
6. Aansprakelijkheid: [BEDRAG] per gebeurtenis, [BEDRAG] per jaar.
7. Toepasselijke voorwaarden: inkoopvoorwaarden van opdrachtgever; die van leverancier worden uitdrukkelijk afgewezen.
8. Uitstap: bij beëindiging levert leverancier binnen 20 werkdagen alle data, materialen en documentatie op.

CATEGORIEPLAN — [CATEGORIE]
Jaarbedrag: [BEDRAG]   Aantal leveranciers: [X]   Aandeel via contract: [X]%
1. Wat kopen we precies en wie gebruikt het?
2. Marktbeeld: aantal aanbieders, prijsontwikkeling, schaarste.
3. Risico's: afhankelijkheid, levertijd, kwaliteit, wet- en regelgeving.
4. Doel dit jaar: [BESPARING / RISICOVERLAGING / KWALITEIT].
5. Drie acties met eigenaar en datum:
   a. [ACTIE] — [NAAM] — [DATUM]
   b. [ACTIE] — [NAAM] — [DATUM]
   c. [ACTIE] — [NAAM] — [DATUM]

ONDERHANDELINGSPLAN — [LEVERANCIER] — [DATUM]
Onderwerp: [SCOPE]   Huidige situatie: [PRIJS / VOORWAARDEN]
1. Hoogst haalbare doel: [DOEL]
2. Realistisch doel: [DOEL]
3. Ondergrens (hier stoppen we): [GRENS]
4. Ons alternatief als we niet tot zaken komen: [ALTERNATIEF] — hoe sterk: [ZWAK/GEMIDDELD/STERK]
5. Belangen van de tegenpartij: [VOLUME / LOOPTIJD / REFERENTIE / BETAALTERMIJN]
6. Concessies in volgorde van weggeven: 1) [..] 2) [..] 3) [..]
7. Wat we nooit weggeven: [..]
8. Rolverdeling: wie praat, wie rekent, wie zwijgt.

LEVERANCIERSBEOORDELING — [LEVERANCIER] — [KWARTAAL]
Kwaliteit (35%): [1-5]   Toelichting: [..]
Levering op tijd (30%): [1-5]   Toelichting: [..]
Prijs en prijsafspraken (20%): [1-5]
Samenwerking en reactietijd (15%): [1-5]
Totaalscore: [..]   Vorige score: [..]
Afspraken voor volgend kwartaal:
1. [AFSPRAAK] — eigenaar — datum
2. [AFSPRAAK] — eigenaar — datum

INKOOPVOORWAARDEN [BEDRIJF] — kern
1. Toepasselijkheid: deze voorwaarden gelden op alle aanvragen en bestellingen; voorwaarden van leverancier worden afgewezen.
2. Bestelling: alleen geldig met schriftelijke bestelbon en ordernummer.
3. Levering: op de afgesproken datum, op het afgesproken adres, inclusief documentatie.
4. Keuring: opdrachtgever mag binnen 10 werkdagen afkeuren; afgekeurde zaken worden kosteloos vervangen.
5. Prijzen: vast, inclusief transport en verpakking, exclusief btw.
6. Betaling: [30/45/60] dagen na ontvangst correcte factuur met ordernummer.
7. Geheimhouding en gegevensbescherming: leverancier verwerkt gegevens uitsluitend volgens instructie.
8. Toepasselijk recht: Nederlands recht, rechtbank [PLAATS].

SPEND-ANALYSE IN EEN HALVE DAG
1. Exporteer crediteuren over 12 maanden uit je boekhouding (leverancier, bedrag, datum, grootboek).
2. Verwijder btw, interne boekingen en eenmalige posten.
3. Sorteer op bedrag; markeer waar 80% van het totaal bereikt is.
4. Geef elke leverancier een categorie (bijv. ICT, facilitair, transport, materialen).
5. Tel per categorie op: bedrag, aantal leveranciers, aantal facturen.
6. Markeer kansen: >3 leveranciers in één categorie (bundelen), veel kleine facturen (proces), geen contract (risico).
7. Kies drie categorieën en zet ze in een categorieplan.

CONTRACTKALENDER
Kolommen: leverancier | categorie | jaarbedrag | ingangsdatum | einddatum | opzegtermijn | uiterste opzegdatum | indexatie | eigenaar | actie
Regel: zet een herinnering 3 maanden vóór de uiterste opzegdatum.
Kwartaalcheck: welke contracten lopen binnen 9 maanden af? Start daar de voorbereiding.

Onderwerp: Voorstel gesprek over onze samenwerking en tarieven

Beste [NAAM],

Wij zijn bezig met een herziening van onze inkoop. Jullie zijn daarin een belangrijke partner: het gaat om circa [BEDRAG] per jaar.

Graag plannen we een gesprek over prijsstelling, afspraken over levering en kwaliteit, en de looptijd. Wij denken aan [DATUMVOORSTEL].

Ter voorbereiding ontvangen we graag: actuele prijslijst, overzicht van geleverde volumes over 12 maanden en jullie voorstel voor meerjarige afspraken.

Met vriendelijke groet,
[NAAM] — [BEDRIJF]

Onderwerp: Uw prijsaanpassing per [DATUM]

Beste [NAAM],

Dank voor uw bericht over de aangekondigde aanpassing van [X]%.

Voordat wij deze kunnen verwerken, ontvangen wij graag: de onderbouwing per kostencomponent, de gehanteerde index en de periode waarop die betrekking heeft, en het effect op onze afgesproken tarieven per artikel.

Tot die tijd blijven de huidige tarieven van kracht conform artikel [X] van onze overeenkomst.

Met vriendelijke groet,
[NAAM] — [BEDRIJF]

TCO — [AANSCHAF] — gebruiksduur [X] jaar
A. Aanschaf: prijs, transport, installatie, opleiding
B. Gebruik per jaar: verbruik, licenties, personeel, verzekering
C. Onderhoud per jaar: contract, reserveonderdelen, storingen
D. Einde: verwijdering, restwaarde (negatief opnemen)
Totaal = A + (B + C) x jaren + D
Vergelijk per offerte en noteer de aannames; de goedkoopste aanschaf is zelden de laagste TCO.

CHECKLIST NIEUWE LEVERANCIER — [NAAM]
[ ] KvK-uittreksel (max 3 maanden oud) en btw-nummer gecontroleerd
[ ] Bankrekening telefonisch geverifieerd via een zelf opgezocht nummer
[ ] Verzekering (aansprakelijkheid) aangetoond
[ ] Onze inkoopvoorwaarden geaccepteerd
[ ] Prijslijst en levertijden schriftelijk vastgelegd
[ ] Contactpersoon en escalatiepad bekend
[ ] Geheimhouding en gegevensverwerking geregeld
[ ] Duurzaamheids- en gedragscodeverklaring ontvangen

KICKOFF — [LEVERANCIER] — [DATUM]
1. Scope en verwachtingen (15 min)
2. Contactpersonen en bereikbaarheid (5 min)
3. Bestel- en factuurproces, ordernummers (10 min)
4. Meetpunten: levertijd, kwaliteit, reactietijd — hoe meten we, wie rapporteert (15 min)
5. Escalatie: wie bellen we wanneer (5 min)
6. Overlegritme en eerste evaluatiedatum (5 min)
7. Actielijst met eigenaren en data (5 min)

PROCEDURE GOEDERENONTVANGST — [BEDRIJF]

ZO GEBRUIK JE DIT
Print dit uit en hang het op bij de ontvangstruimte. Vul de systeemnamen in die
jullie gebruiken. Laat elke nieuwe medewerker dit een keer doorlopen.

DEEL 1 — FYSIEKE ONTVANGST
1.1 Neem de zending aan en controleer of het bestelnummer op de pakbon staat.
1.2 Tel de aantallen en vergelijk ze met de pakbon. Klopt het niet? Noteer het
    verschil op de pakbon voordat je tekent.
1.3 Controleer de verpakking op schade. Bij schade: maak een foto en teken
    "onder voorbehoud van schade".
1.4 Zet de goederen op de vaste plek [ONTVANGST] en informeer de aanvrager.
1.5 Teken de pakbon en lever hem in bij [INKOOP] of scan hem in.

DEEL 2 — ADMINISTRATIEVE AFHANDELING
2.1 Open [SYSTEEM] en kies de juiste entiteit op basis van het bestelnummer.
2.2 Ga naar inkoop > bestellingen > ontvangst boeken.
2.3 Vul het bestelnummer in en selecteer de regels die geleverd zijn.
2.4 Controleer de aantallen regel voor regel. Boek deelleveringen als deellevering,
    niet als volledig.
2.5 Boek de ontvangst en sla op.
2.6 Sla de gescande pakbon op als: [DATUM] - [LEVERANCIER] - [BESTELNUMMER].

DEEL 3 — WAT ALS HET NIET KLOPT
| Situatie | Wat je doet |
| Geen bestelnummer op de pakbon | Niet aannemen zonder overleg met inkoop |
| Te veel geleverd | Alleen het bestelde boeken, rest retour melden |
| Beschadigd | Foto, melden bij leverancier binnen [2] werkdagen |
| Verkeerd artikel | Apart zetten, niet boeken, retour aanvragen |

DEEL 4 — CONTROLE ACHTERAF
Loop maandelijks de bestellingen door die wel geleverd maar niet afgemeld zijn.
Die veroorzaken later de meeste factuurdiscussies.

CHECKLIST LEVERANCIERSSELECTIE — [CATEGORIE]

ZO GEBRUIK JE DIT
Stuur deel A mee met je offerteaanvraag. Vul deel B zelf in bij de beoordeling.
Spreek de weging vooraf af en leg hem vast; achteraf schuiven mag niet.

DEEL A — WAT DE LEVERANCIER AANLEVERT
Bedrijf
[ ] Uittreksel Kamer van Koophandel, niet ouder dan 3 maanden
[ ] Jaarcijfers laatste 2 jaar of kredietrapport
[ ] Eigendomsstructuur en moedermaatschappij
[ ] Organogram van het team dat ons bedient

Zekerheid
[ ] Aansprakelijkheidsverzekering: bedrag per gebeurtenis en per jaar
[ ] Certificeringen met geldigheidsdatum (bijv. ISO 9001, ISO 27001, VCA)
[ ] Beveiligings- of auditverklaring bij IT-diensten
[ ] Verklaring omtrent gedrag voor medewerkers op onze locatie

Gegevens en regels
[ ] Verwerkt u persoonsgegevens voor ons? Zo ja: welke, waar en hoe lang
[ ] Akkoord met onze verwerkersovereenkomst
[ ] Gedragscode en duurzaamheidsgegevens
[ ] Onderaannemers: wie, welk deel, waar gevestigd

Ervaring
[ ] Drie klanten van vergelijkbare omvang
[ ] Twee referenties die wij mogen bellen
[ ] Een voorbeeld van iets dat misging en hoe het is opgelost

DEEL B — BEOORDELING (vul in, tel op)
| Onderdeel | Weging | Score 1-5 | Punten |
| Prijs over de hele looptijd | [30]% | | |
| Kwaliteit en aanpak | [25]% | | |
| Betrouwbaarheid en referenties | [15]% | | |
| Financiele gezondheid | [10]% | | |
| Zekerheid en naleving | [10]% | | |
| Duurzaamheid | [10]% | | |
| TOTAAL | 100% | | |

AFVALLERS (hier gaan we niet mee verder)
[ ] Geen geldige verzekering
[ ] Geen akkoord op onze verwerkersovereenkomst
[ ] Kredietwaardigheid onvoldoende zonder zekerheid
[ ] Referenties niet controleerbaar

Besluit: [GUNNEN AAN] — [DATUM] — [NAAM] — motivatie: [TEKST]

ONDERHANDELINGSPLAN — [LEVERANCIER] — [DATUM]

ZO GEBRUIK JE DIT
Vul dit in voordat je het gesprek ingaat en deel het met iedereen die meepraat.
Wat hier niet in staat, geef je niet weg.

1. WAAR GAAT HET OVER
Onderwerp: [OMSCHRIJVING]
Huidige situatie: [BEDRAG] per jaar, contract loopt tot [DATUM]
Ons doel in een zin: [DOEL]

2. ONZE GRENZEN
Ideale uitkomst: [WAT JE HET LIEFST WILT, MET GETAL]
Realistische uitkomst: [WAT WAARSCHIJNLIJK HAALBAAR IS]
Ondergrens: [WAAR JE STOPT — hieronder tekenen we niet]
Ons alternatief als we er niet uitkomen: [ANDERE LEVERANCIER / UITSTELLEN / ZELF DOEN]
Hoe geloofwaardig is dat alternatief: [ZWAK / REDELIJK / STERK] omdat [REDEN]

3. WAT WILLEN ZIJ WAARSCHIJNLIJK
Hun belang: [OMZET / MEERJARIG / REFERENTIE / VOLUME]
Hun alternatief: [HOE ERG IS HET VOOR HEN OM ONS TE VERLIEZEN]
Hoe belangrijk zijn wij voor hen: [KLEIN / GEMIDDELD / GROOT] klant

4. RUILEN — NIETS GEVEN WE GRATIS WEG
| Wat wij kunnen geven | Wat het ons kost | Wat we ervoor terugvragen |
| Langere looptijd | [WEINIG] | [X]% korting |
| Sneller betalen | [RENTE] | [X]% korting |
| Meer volume bundelen | [WEINIG] | betere staffel |
| Referentie of case | [WEINIG] | gratis [DIENST] |

5. NIET ONDERHANDELBAAR
[ ] Aansprakelijkheid en verzekering
[ ] Verwerking van persoonsgegevens
[ ] Opzegtermijn van maximaal [X] maanden
[ ] Prijsindexatie met een maximum van [X]%

6. HET GESPREK
Wie doet wat: [NAAM] leidt, [NAAM] notuleert, [NAAM] rekent mee
Onze eerste vraag ligt bewust hoog: [BEDRAG]
Wij doen geen tegenbod voordat zij een bod hebben gedaan.
Bij druk: pauze nemen. Wij besluiten nooit aan tafel.

7. AFRONDING
Afgesproken: [TEKST] — vastgelegd in [MAIL / CONTRACT] op [DATUM]
Volgende stap en datum: [TEKST]

CATEGORIEPLAN — [CATEGORIE] — [JAAR]

ZO GEBRUIK JE DIT
Maak dit per uitgavensoort, te beginnen bij je grootste. Een plan van twee
pagina's dat je uitvoert is meer waard dan een rapport van twintig.

1. WAT KOPEN WE HIER
Omschrijving: [TEKST]
Uitgaven vorig jaar: [BEDRAG] — dit jaar verwacht: [BEDRAG]
Aantal leveranciers: [X] — waarvan top 3 samen [X]% van het bedrag
Belangrijkste interne gebruikers: [AFDELINGEN]

2. HOE STAAN WE ERVOOR
Contractdekking: [X]% van de uitgaven onder contract
Grootste risico: [LEVERINGSRISICO / AFHANKELIJKHEID / PRIJSSTIJGING]
Wat gaat er nu mis: [TEKST]

3. WAT IS ONS DOEL
[ ] Minder leveranciers: van [X] naar [X]
[ ] Lagere kosten: [BEDRAG] of [X]%
[ ] Betere afspraken: [WAT]
[ ] Minder risico: [WAT]
[ ] Duurzamer: [WAT]

4. HOE GAAN WE DAT DOEN
| Actie | Wie | Klaar op | Verwachte opbrengst |
| Volume bundelen bij [X] leveranciers | [NAAM] | [DATUM] | [BEDRAG] |
| Offertes uitvragen bij [X] partijen | [NAAM] | [DATUM] | [BEDRAG] |
| Specificaties versoberen | [NAAM] | [DATUM] | [BEDRAG] |
| Contract met vaste prijzen sluiten | [NAAM] | [DATUM] | [BEDRAG] |
| Bestellen via vaste lijst | [NAAM] | [DATUM] | tijdwinst |

5. HOE METEN WE HET
Uitgangspunt (wat we nu betalen): [BEDRAG] — vastgesteld op [DATUM] door [NAAM]
Meetmoment: [MAANDELIJKS / PER KWARTAAL]
Wie tekent de besparing af: [BUDGETHOUDER]

6. AKKOORD
Budgethouder: [NAAM] — [DATUM]

SPIEKBRIEFJE — MET WIE ZIT JE AAN TAFEL

ZO GEBRUIK JE DIT
Lees dit vlak voor het gesprek door. Bepaal in de eerste vijf minuten met welk
type je te maken hebt en pas je aanpak aan.

1. VIER TYPEN
DE DOORPAKKER (snel, zakelijk, weinig praatjes)
Herken je aan: korte zinnen, wil meteen ter zake, hekel aan uitweiden.
Zo pak je het aan: begin met de conclusie, houd het feitelijk, bied twee opties
en laat hem kiezen. Geen small talk.

DE ENTHOUSIASTELING (energiek, praat graag, denkt in kansen)
Herken je aan: veel verhalen, grote plannen, weinig detail.
Zo pak je het aan: sluit aan bij het enthousiasme, maar vat elk akkoord ter
plekke samen en zet het diezelfde dag in een mail.

DE VERBINDER (vriendelijk, vermijdt conflict, wil dat iedereen tevreden is)
Herken je aan: zoekt overeenstemming, zegt zelden ronduit nee.
Zo pak je het aan: geef tijd, zoek gezamenlijke belangen, vraag expliciet door
of er bezwaren zijn. Een ja is hier niet altijd een ja.

DE ANALIST (precies, wil bewijs, neemt de tijd)
Herken je aan: veel vragen over details en cijfers.
Zo pak je het aan: kom voorbereid met onderbouwing, stuur stukken vooraf,
accepteer dat het besluit een gesprek later valt.

2. VAN STANDPUNT NAAR BELANG
Als iemand op een eis blijft staan, vraag naar het waarom erachter.
"U wilt 90 dagen betaaltermijn — wat lost dat voor u op?"
Achter een eis zit bijna altijd een belang dat je ook anders kunt oplossen.

3. SIGNALEN DAT IEMAND NIET ALLES VERTELT
- Opvallend korte antwoorden op een open vraag, of juist veel omhaal zonder feiten
- Afstand nemen: praten over "ze", "de organisatie" in plaats van "ik" of "wij"
- De vraag herhalen of laten herhalen om tijd te winnen
- Inleidingen als "om eerlijk te zijn" of "eerlijk gezegd"
- Verandering in stemhoogte, ademhaling of het stilhouden van handen
Let op verandering ten opzichte van het begin van het gesprek, niet op een
enkel signaal. En trek nooit een conclusie uit een los gebaar.

4. VASTE REGELS VOOR JEZELF
- Wij doen geen concessie zonder tegenprestatie.
- Wij besluiten niet aan tafel bij nieuwe informatie.
- Wij vatten aan het eind samen en sturen dezelfde dag een bevestiging.