Uitleg

80/20-regel

Ongeveer 80% van je uitgaven gaat naar ongeveer 20% van je leveranciers. Richt je aandacht dus eerst op die kleine groep.

ABC-analyse

Je uitgaven in drie groepen verdelen. Groep A is meestal een handjevol leveranciers die samen zo'n 80% van je geld opsouperen — daar valt de winst te halen.

BATNA (alternatief)

Wat je doet als je er niet uitkomt: een andere leverancier, uitstellen of zelf doen. Hoe beter je alternatief, hoe sterker je staat.

beïnvloedbare uitgaven

Het deel van je uitgaven waar je nog écht iets aan kunt veranderen. Belasting en huur van een lopend contract horen daar niet bij.

benchmarking

Je prijzen en prestaties vergelijken met wat anderen in de markt betalen of leveren.

bespaarpotentieel

Een realistische schatting van wat je kunt besparen als je opnieuw onderhandelt of de markt opgaat. Geen belofte, wel een richting.

bevoegdheden (DoA)

De afspraak wie tot welk bedrag mag beslissen, bestellen en tekenen.

categoriemanagement

Je uitgaven bundelen per soort (bijvoorbeeld 'alle IT' of 'al het transport') en daar één plan en één eigenaar voor maken.

compliance

Of mensen zich daadwerkelijk aan de gemaakte afspraken en regels houden.

concentratierisico

Het risico dat je te veel geld bij één leverancier hebt liggen. Valt die partij weg of verhoogt hij de prijs, dan heb je weinig keus.

contractdekking

Hoeveel van je uitgaven onder een getekend contract vallen. De rest koop je in zonder afspraken op papier — dat is risico.

ERP

Het centrale bedrijfssysteem waarin bestellingen, voorraad en boekhouding samenkomen (zoals Exact of SAP).

escalatie

Een probleem doorschuiven naar een hoger niveau als het op de werkvloer niet opgelost wordt.

ESG

Hoe een bedrijf omgaat met milieu, mensen en bestuur. Steeds vaker een eis in offertes en aanbestedingen.

functiescheiding

Bestellen, ontvangen en betalen bij verschillende mensen beleggen, zodat een fout of misbruik altijd door iemand anders wordt gezien.

geen bestelbon, geen betaling

De regel dat je alleen facturen betaalt met een bestelnummer dat vooraf is goedgekeurd. Voorkomt verrassingsfacturen.

gunningscriteria

De punten waarop je vooraf besluit wie de opdracht krijgt. Bijvoorbeeld: 50% prijs, 30% kwaliteit, 20% snelheid.

hoe leveranciers naar jou kijken

Leveranciers delen hun klanten ook in. Ben je klein en lastig, dan krijg je weinig aandacht. Weten waar je staat helpt je te onderhandelen.

inkooporder (PO)

De officiële bestelbon die je naar een leverancier stuurt. Zonder bestelbon weet niemand wat er besteld is en wat het mag kosten.

KPI

Een meetbaar cijfer waarmee je ziet of iets goed gaat. Bijvoorbeeld: 98% van de leveringen op tijd.

Kraljic-matrix

Een simpele indeling van je inkopen in vier hokjes: hoeveel geld gaat erin om, en hoe risicovol is het als de levering stokt.

kredietcheck

Een rapport dat laat zien of een leverancier financieel gezond is. Handig voordat je je afhankelijk maakt van een partij.

LAA (ondergrens)

Het slechtste resultaat dat je nog net accepteert. Onder deze grens teken je niet, hoe hard er ook geduwd wordt.

MDO (ideale uitkomst)

Het beste resultaat dat je realistisch uit een onderhandeling kunt halen. Bepaal dit vooraf, anders weet je niet waar je op mikt.

MTBF

De gemiddelde tijd tussen twee storingen. Hoe langer, hoe betrouwbaarder.

MTTR

De gemiddelde tijd die een leverancier nodig heeft om een storing op te lossen.

opzegtermijn

Hoeveel maanden van tevoren je een contract moet opzeggen. Ben je te laat, dan loopt het contract vaak automatisch een jaar door.

P2P

Purchase-to-Pay: de hele route van 'iemand wil iets bestellen' tot 'de factuur is betaald'. Alle stappen daartussen.

PPM

Parts Per Million: hoeveel afgekeurde stuks per miljoen geleverde stuks. Een maat voor kwaliteit bij grotere aantallen.

RFI

Een korte vragenlijst die je naar leveranciers stuurt om te kijken wie interessant is. Nog geen prijzen.

RFP

Een uitgebreide offerteaanvraag waarin leveranciers ook hun aanpak en oplossing beschrijven, niet alleen de prijs.

RFQ

Een prijsaanvraag: je vraagt meerdere leveranciers om een offerte voor precies hetzelfde.

scorecard

Een rapportkaart per leverancier: een paar cijfers die laten zien hoe ze presteren.

segmentatie

Je leveranciers in groepen indelen, zodat je de belangrijkste meer aandacht geeft dan de kleine.

SLA

Service Level Agreement: zwart-op-wit afspraken over wat een leverancier moet leveren. Bijvoorbeeld: binnen 4 uur reageren op een storing.

sourcing

Het zoeken, vergelijken en kiezen van een leverancier voor iets dat je nodig hebt.

spend

Al het geld dat je bedrijf uitgeeft aan leveranciers. Dus niet de salarissen, maar alles wat je inkoopt.

spendkubus

Eén overzicht waarin al je uitgaven staan, gesorteerd op leverancier, soort en afdeling. Zo zie je in één oogopslag waar het geld heen gaat.

staartuitgaven

De vele kleine inkopen bij losse leveranciers. Vaak samen 20% van je geld, maar 80% van je administratieve gedoe.

stilzwijgende verlenging

Het contract loopt automatisch door als niemand op tijd opzegt. Zet de opzegdatum dus altijd in je agenda.

TCO

Total Cost of Ownership: wat iets écht kost over de hele looptijd. Dus inclusief onderhoud, verzending, opslag en gedoe — niet alleen de aanschafprijs.

verwerkersovereenkomst

Een bijlage bij het contract waarin staat hoe een leverancier met persoonsgegevens van jou omgaat. Verplicht als hij die gegevens verwerkt.